Instructivo para solicitud de credencial

Estudiantes que solicitan credencial por primera vez:

Para realizar este trámite es preciso haberse tomado la fotografía durante el proceso de matrícula en el campus universitario. En el caso que esto no haya sucedido, se debe enviar un correo a credencial@segic.usach.cl indicando claramente los siguientes datos:

  •  RUT,
  • Nombres y apellidos,
  • Carrera,
  • Facultad
  • Sistema diurno o vespertino.
  • Explicitar si acaso es necesario que la credencial quede activada para el Hospital San José, la Biblioteca de Minas, algún block específico del Dep. de Física, para la Facultad de Química y Biología o algún otro acceso especial.

Mientras que la foto debe tener los siguientes requisitos. Si no cumple estas características, el sistema la anulará automáticamente:

  • Foto de la mitad superior del cuerpo (hasta la cintura).
  • Fondo blanco.
  • Sin audífonos, gorros, piercing, cintillo o lentes de sol.

(Requisito obligatorio, el/la alumno/a debe estar matriculado y con su correo institucional vigente)

Funcionarias/os y académicas/os que solicitan credencial por primera vez:

Deben contar con contrato vigente en la Universidad y tener asignado su correo corporativo Usach. En el caso de no tener aún el contrato, se debe completar el Formulario de Solicitud de Credencial (que se puede pedir al correo  credencial@segic.usach.cl) y hacerlo llegar hasta Segic. Si aún no cuenta con un correo @usach.cl, debe realizar la solicitud de credencial y de correo de manera conjunta en su Facultad o Departamento respectivo.
Si tiene correo institucional y contrato al día, debe enviar un correo a credencial@segic.usach.cl con los siguientes datos: RUT, nombres y apellidos, función o cargo, Departamento, Facultad y especificar su acaso corresponde a la dotación funcionaria o al cuerpo académico. También debe agregar si necesita que la credencial quede activada para el Hospital San José, la Biblioteca de Minas, algún block específico del Departamento de Física, la Facultad de Química y Biología o algún acceso en especial. La fotografía debe cumplir las siguientes características, ya que en caso contrario, el sistema la anulará automáticamente:

  • Foto de la mitad superior del cuerpo (hasta la cintura).
  • Fondo blanco.
  • Sin audífonos, gorros, piercing, cintillo o lentes de sol.

Estudiantes que necesiten reposición por extravío o robo:

Requisito obligatorio: las y los estudiantes que realicen este trámite deben estar matriculadas/os y contar con su correo institucional vigente.
Si es la primera vez que solicitan una nueva credencial, debido a robo o extravío, pueden pedirla sin costo  enviando sus datos al correo credencial@segic.usach.cl junto a una constancia de Carabineros de Chile (se puede descargar desde la comisaría virtual) e indicando pérdida de documentos, más una imagen de su cédula de identidad o comprobante del Registro Civil.

Quienes realicen esta solicitud por segunda o más veces, deberán ir al Departamento de Finanzas (ubicado frente a la Biblioteca Central) y pagar 0,32 UF por la reposición de la credencial. Una vez realizado el pago, se debe presentar el comprobante de pago junto a la cédula de identidad en el Edificio Segic, Área Credencial, para finalizar el trámite y enviar una foto.
La entrega de la TUI se gestionará cuando Segic reciba todos los documentos.

Funcionarias/os o académicas/ que necesiten reposición debido a extravío o robo:

Quienes requieran una nueva credencial sin costo, debido a robo o extravío, deben contar con contrato vigente y su correo institucional habilitado. Deberán enviar un mail a credencial@segic.usach.cl con el siguiente texto en el asunto del correo: REPOSICION DE CREDENCIAL EXTRAVIO O ROBO. En el cuerpo del mensaje deben comentar lo sucedido, adjuntando una fotocopia de su cédula de identidad o el comprobante del Registro Civil. En esta oportunidad también podrán adjuntar una fotografía actualizada. Si no se adosa la imagen, se usará la anterior.

Reposición por deterioro de la credencial:

Las personas que requieran una nueva credencial sin costo debido al deterioro del plástico (estudiantes, funcionarias/os y académicas/os) deben enviar un mail a credencial@segic.usach.cl con el siguiente mensaje en el asunto del correo: DETERIORO DEL PLÁSTICO y explicar si acaso su TUI se encuentra rota, la foto borrosa, el chip dañado o fuera de lugar, o sin chip, etc. Se debe adjuntar una imagen o fotografía de su cédula de identidad y credencial universitaria dañada para efectuar la reposición por garantía. También se puede adjuntar en ese momento una fotografía actualizada.
Es requisito excluyente que el o la estudiante esté matriculado/a, y que, en el caso de las funcionarias/os y académicas/os, cuenten con contrato vigente. Además, deben tener acceso a su correo institucional.

Estudiantes de pregrado y programas de postgrado que solicitan credencial por primera vez

En su unidad académica deben contactarse con el coordinador, la coordinadora de carrera o la secretaría a cargo, para que envíe un mail a credencial@segic.usach.cl , con el siguiente texto en el asunto del correo: SOLICITUD CREDENCIAL. En el cuerpo del mensaje, se debe explicar si se trata de Pregrado o Postgrado, señalar qué Carrera, Facultad y duración del programa. Se deben adjuntar fotos con las siguientes características:

  • Todas las fotos serán guardadas en una sola carpeta en formato ZIP o archivo comprimido.
  • Fotografía de la mitad superior (hasta la cintura), fondo blanco, sin audífonos, gorros, piercing, cintillo o lentes de sol (si la foto es enviada con uno de estos objetos, el sistema los anulara automáticamente)
  • Cada foto deberá estar identificada con RUT, sin guion, ni puntos (editar cambiando el nombre de la foto para agregar el RUT). En caso que el número de RUT sea mayor a 10 millones, se debe agregar un cero a la izquierda (ejemplo 0184314050), mientras que si es menos de 10 millones se deben agregan dos ceros (ejemplo: 0099044315).
  • Se adjuntará una nómina en formato Excel, respaldando a todas/os las/os alumnas/os del programa (carrera),  detallando nombre, apellidos, RUT, correo alternativo y correo institucional vigente. Es requisito excluyente incluir el correo Usach, ya que si no, el sistema no dejará solicitar la credencial.
  • Estudiantes extranjeras/os deberán tener RUT nacional vigente y, en caso de no contar con el plástico aún, presentar una foto del comprobante de solicitud del Registro Civil.
  • Estar matriculadas/os y en los casos de programas exentos de matrícula, se debe enviar dicho comprobante firmado y timbrado.
  • Se debe informar en el correo si la credencial necesita quedar activada para el Hospital San José, la Biblioteca de Minas, algún block específico del Departamento de Física, la Facultad de Química y Biología.
  • Las credenciales provisorias se elaborarán para los programas que duren menos de 1 año. Para programas superiores a 12 meses, se procederá a solicitar la credencial definitiva.
  • Solo se aceptará el envío de 1 foto por RUT.

NOTA: (Una vez enviado el mail con la nómina en Excel, la carpeta zip con las fotos y todos los requisitos nombrados, se procederá a gestionar las credenciales).

Fotografía para estudiantes en modalidad vespertina:

El horario para realizar las fotografías a estudiantes vespertinas/os va de lunes a viernes, desde las 18:00 a las 20:00 horas. La reserva de hora debe ser coordinada con la secretaria o coordinación cargo de cada carrera.

Las y los estudiantes que requieran su credencial por primera vez y que no se hayan tomado la fotografía durante el proceso de matrícula, deben ponerse en contacto con la persona encargada de coordinar este trámite en cada carrera, quien a su vez deberá enviar un mail a credencial@segic.usach.cl con el siguiente texto en el asunto del correo: SOLICITUD DE CREDENCIAL ALUMNOS VESPERTINOS.
En el cuerpo del mensaje debe incluir los siguientes datos obligatorios: señalar si se trata de Pregrado o Postgrado, indicar la carrera, facultad, y duración del programa además de la cantidad de estudiantes.
Junto con esto debe:

Adjuntar una nómina en formato Excel, respaldando a las/os estudiantes del programa de pregrado o postgrado, detallando sus nombres y apellidos, RUT, correo alternativo y correo institucional vigente (sin el correo Usach, el sistema no permitirá solicitar la credencial, por lo que es primordial incluir ese dato).
Las personas extranjeras deben tener RUT nacional vigente. Se debe enviar una foto del carnet y agregar el RUT en la nómina. En caso de no contar con el plástico aún (cédula), bastará una imagen del comprobante de solicitud del Registro Civil.
Las y los solicitantes deben estar matriculadas/os. Si el programa queda exento de matrícula, se debe enviar dicho comprobante firmado y timbrado.
Si la credencial necesita quedar activada para el Hospital San José, la Biblioteca de Minas, algún block específico del Departamento de Física, la Facultad de Química y Biología, se debe incluir ese dato.
Para los programas, diplomado o postítulos que duren menos de 1 año se entregará una credencial provisoria. Quienes cursan programas superiores a 12 meses, podrán optar a una TUI definitiva.

Una vez enviado el mail con la nómina en Excel y todos los requisitos nombrados, se procederá a coordinar fecha, hora y lugar de la toma fotográfica.

Credencial provisoria:

UNA VEZ SE REANUDEN LAS ACTIVIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS, SE PROCEDERÁ A REALIZAR ESTA ACTIVIDAD DE FORMA PRESENCIAL DIRECTAMENTE EN LA OFICINA DE ÁREA CREDENCIAL.

Las credenciales provisorias se elaborarán siempre y cuando sea esta la situación:

  • Debe ser solicitada por jefe de unidad o director de facultad.
  • Debe ser autorizada por jefe área TUI o gerente general.
  • Respaldo obligatorio vía mail o requerimiento.
  • Alumnos de movilidad internaciona.
  • El programa de postgrado dure menos de 1 año, caso contrario si cursan algún programa superior a 12 meses se procederá a solicitar credencial definitiva. Para esto la coordinadora o secretaria a cargo de la carrera  debe contactarse con credencial@segic.usach.cl
  • Alumno en práctica.
  • Alumnos, funcionarios y académicos que tengan que realizar visitas a algún campo clínico, centro médico u hospitales.
  • Alumnos, funcionarios y académicos que tengan que acudir algún block en específico de Física y requieran entrar con la credencial de forma obligatoria. Deberá enviar mail a jorge.aguirre@usach.cl, él se contactara con nosotros y de esta forma tendremos un respaldo formal de solicitud de Tui provisoria, sin este respaldo no se gestionará la credencial.
  • Alumnos con Beca de alimentación
  • Alumnos, funcionarios y académicos de la facultad química y biología que requieran entrar por las puertas de la facultad. Deberá enviar mail a juan.madrid.co@usach.cl él se contactara con nosotros y de esta forma tendremos un respaldo formal de solicitud de Tui provisoria, sin este respaldo no se gestionará la credencial.
  • Docentes o funcionarios que estarán prestando sus servicios un periodo inferior a un semestre.
  • Si requiere solicitar la Provisoria y sea un caso no nombrado anteriormente, deberá contactarse con eduardo.duran@segic.usach.cl

NOTA: (Se procesa la TUI provisoria siempre y cuando no tengan la definitiva, está en mal estado y no funciona, vino por reposición o a solicitar TUI definitiva pero aun así necesita de urgencia la provisoria mientras espera la otra).

Retiro temporal o definitivo del/la estudiante de una carrera:

Si esta situación llegara a presentarse, favor seguir este protocolo:
1.     La facultad deberá enviar mail a credencial@segic.usach.cl y eduardo.duran@segic.usach.cl Asunto retiro temporal o definitivo informando la situación del alumno y comentando sus datos personales como sus nombres y apellidos, Rut, numero de celular, carrera, facultad y correo institucional.
2.    Una vez la facultad me comparta los datos del alumno, nosotros como área bloquearemos los accesos de su credencial y nos contactaremos con él para que firme de forma electrónica el documento que comparto en el adjunto. (Es un certificado de devolución de TUI).
3.    Ya firmado el certificado de devolución, este lo compartiré con la facultad vía mail, luego el alumno deberá contactarse con el coordinador o secretaria a cargo de la carrera para que haga la entrega credencial en su facultad o donde ellos coordinen. (Una vez se reanuden las actividades presenciales en la universidad el alumno deberá entregar directamente la TUI a la oficina de credencial).
4.    La facultad ya recibida la credencial, favor avisarnos vía mail  a credencial@segic.usach.cl con copia a eduardo.duran@segic.usach.cl, se procederá a coordinar cuando ambas partes puedan, para que nosotros acudamos a la facultad a retirar las credenciales de abandono de carrera.